Büroorganisation
Wenn Sie größere Mengen Unterlagen haben…
… sollten Sie mit Hilfe Ihres PC einen Aktenplan erstellen. “Assistenz & Sekretariat inside” verrät Ihnen, wie Sie dabei am besten vorgehen:
- Der gebräuchlichste Aktenplan arbeitet mit Dezimalgruppen. Dabei werden zunächst die Hauptaufgabengebiete (Finanzen, Personal, Vertrieb) den Zahlen 0 bis 9 zugeordnet.
- Anschließend gliedern Sie jede Hauptgruppe in Untergruppen. Diese erhalten ebenfalls die Nummern 0 bis 9.
- Ein Beispiel: Informationen über das Gehalt eines Mitarbeiters finden Sie dann unter Hauptpunkt 3 = Personalwesen, Unterpunkt 5 = Lohn, Gehalt.
- Wichtig: Legen Sie Ihre Ablage so logisch und übersichtlich an, das sich Ihr Chef und Ihre Vertretung auch während Ihrer Abwesenheit ohne Probleme dort zurechtfindet.
Stichworte: Aktenplan, Büroorganisation