Telefonieren
Freundlich und kompetent am Telefon
Wenn ein Anrufer eine gerade nicht anwesende Kollegin sprechen möchte, sagen Sie am besten die Zeit, wann Sie wieder da ist. Bieten Sie dem Gesprächspartner darüber hinaus Ihre Hilfe an:
- Fragen Sie den Anrufer nicht, “ob” Sie ihm helfen können, sondern “Wie”. “Ob” druckt aus, dass Sie wahrscheinlich nicht in der Lage sind, etwas für ihn zu tun. Das “Wie” macht dem Anrufer deutlich, dass Sie kompetent sind. Also: “Was kann ich für Sie tun?” oder “Wie kann ich Ihnen weiterhelfen?”
- Fragen Sie, welche Nachricht der Anrufer hinterlassen möchte/was Sie ausrichten können. Fragen Sie auch hier nicht “ob”, denn ein “Ob” verleitet zu einem “Nein”. Also: “Was kann ich Frau/Herrn Müller ausrichten?”
- Bringen Sie den Anrufer dazu, die Sache mit Ihnen zu klären: “Frau/Herr Müller ist morgen früh wieder zu erreichen – was kann ich in der Zwischenzeit für Sie tun?”
Stichworte: Außenwirkung, Kompetenz, Telefonieren