Wollen Sie in einem Dokument eine Seite statt im normalen Hochformat im Querformat beschreiben? “Assistenz & Sekretariat Inside” verrät Ihnen einen Trick:

• Suchen Sie die quer zu druckende Seite heraus und setzen den Cursor in die erste Zeile.
• Rufen Sie dann im Menü “Datei” den Befehl “Seite einrichten” auf. Im Register “Papierformat” wählen Sie “Querformat”. Ein Klick auf das Rollfeld “Anwenden auf” offenbart Ihnen die Funktion “Dokument ab hier”. Alle folgenden Seiten sind nun im Querformat.
• Soll die Querstellung jedoch nur für diese eine Seite sein, wiederholen Sie die Schritte von vorhin am Beginn der nächsten Seite: Wählen Sie jetzt wieder “Hochformat ” mit der Option “Anwenden auf Dokument ab hier”.

Nach nicht gern gesehenen Mitarbeiter-Tätigkeiten fragte “Assistenz & Sekretariat inside” einige Chefs. Als Antwort wurden diese Karrierekiller genannt:

• Unpässlichkeit an schönen Tagen, “Spontanerkrankungen” am Montag;
• Betriebsfeiern privater Art während der Arbeitszeit, nach wochenlanger aufwändiger Vorbereitung stilvoll inszeniert;
• Sammelaktionen aus jedem nur denkbaren Anlass und stets für einen guten Zweck, mit Unterschriftenliste und ausführlicher Dokumentation;
• zeitintensiver Kleinhandel, etwa mit Kosmetika oder Modeschmuck;
• Friseurbesuche oder TÜV-Abnahmen während der Arbeitszeit ohne Abmeldung und Zustimmung des Chefs;
• lange private Telefongespräche, die Leitungen blockieren;
• Täuschen Sie sich nicht, wenn Ihr Chef nichts dazu sagt: stillschweigende Duldung selbst gewählter Freiheiten heißt noch lange nicht Zustimmung!

… sollten Sie mit Hilfe Ihres PC einen Aktenplan erstellen. “Assistenz & Sekretariat inside” verrät Ihnen, wie Sie dabei am besten vorgehen:

• Der gebräuchlichste Aktenplan arbeitet mit Dezimalgruppen. Dabei werden zunächst die Hauptaufgabengebiete (Finanzen, Personal, Vertrieb) den Zahlen 0 bis 9 zugeordnet.
• Anschließend gliedern Sie jede Hauptgruppe in Untergruppen. Diese erhalten ebenfalls die Nummern 0 bis 9.
• Ein Beispiel: Informationen über das Gehalt eines Mitarbeiters finden Sie dann unter Hauptpunkt 3 = Personalwesen, Unterpunkt 5 = Lohn, Gehalt.
• Wichtig: Legen Sie Ihre Ablage so logisch und übersichtlich an, das sich Ihr Chef und Ihre Vertretung auch während Ihrer Abwesenheit ohne Probleme dort zurechtfindet.

Wenn ein Anrufer eine gerade nicht anwesende Kollegin sprechen möchte, sagen Sie am besten die Zeit, wann Sie wieder da ist. Bieten Sie dem Gesprächspartner darüber hinaus Ihre Hilfe an:

• Fragen Sie den Anrufer nicht, “ob” Sie ihm helfen können, sondern “Wie”. “Ob” druckt aus, dass Sie wahrscheinlich nicht in der Lage sind, etwas für ihn zu tun. Das “Wie” macht dem Anrufer deutlich, dass Sie kompetent sind. Also: “Was kann ich für Sie tun?” oder “Wie kann ich Ihnen weiterhelfen?”
• Fragen Sie, welche Nachricht der Anrufer hinterlassen möchte/was Sie ausrichten können. Fragen Sie auch hier nicht “ob”, denn ein “Ob” verleitet zu einem “Nein”. Also: “Was kann ich Frau/Herrn Müller ausrichten?”
• Bringen Sie den Anrufer dazu, die Sache mit Ihnen zu klären: “Frau/Herr Müller ist morgen früh wieder zu erreichen – was kann ich in der Zwischenzeit für Sie tun?”

Rhetorik bedeutet Redekunst. Anders als in der Antike, als der Begriff rein auf den Vortrag begrenzt war, steht er heute für die Fähigkeit, erfolgreich zu kommunizieren und andere zu überzeugen. Hier sind 8 Rhetorik-Tipps für Ihren Büroalltag:

• 1. Bereiten Sie sich auf wichtige Gespräche gut vor.
• 2. Verlangen Sie Ihren Gesprächspartnern nicht zu viel ab. Drücken Sie sich so aus, dass Ihnen jeder auch bei geringen Vorkenntnissen folgen kann.
• 3. Keine Angst vor Nervosität. Akzeptieren Sie eine gewisse Anspannung und schöpfen Sie daraus positive Energie.
• 4. Beginnen Sie ein Gespräch mit etwas Positivem!
• 5. Setzen Sie bei Ihrem Gesprächspartner voraus, dass er sich für das Thema interessiert und Ihnen Sympathie entgegen bringt.
• 6. Kommen Sie ohne Umschweife zum Wesentlichen.
• 7. Zeigen Sie, dass Sie von dem überzeugt sind, was Sie sagen!
• 8. Haken Sie bei Ihrem Gesprächspartner nach, ob er Sie auch wirklich verstanden hat.

Zuhören bringt Sie oft weiter als Reden. Doch richtiges Zuhören will gelernt sein. Diese 3 Arten von Zuhören sollten Sie unbedingt beherrschen:

• 1. Mit den Ohren: Hören Sie genau zu, wenn Ihr Gegenüber spricht. Denken Sie nicht schon beim ersten Satz an die mögliche Antwort. Konzentrieren Sie sich zuerst auf das, was Sie hören, dann auf das, was Sie sagen möchten.
• 2. Mit den Augen: Achten Sie beim Zuhören auch auf die Körpersprache Ihres Gesprächspartners. Runzelt er die Stirn oder reibt er die Hände nervös aneinander, dann fragen Sie freundlich: “Was macht Ihnen Probleme?” oder “Wie stellt sich die Situation für Sie dar?”
• 3. Mit dem Herzen: Filtern Sie den emotionalen Unterton heraus und gehen Sie darauf ein. Helfen Sie dem Gegenüber durch gezieltes Fragen, sich mitzuteilen: “Wie denken Sie darüber?”, “Was für ein Gefühl haben Sie dabei?”

Anerzogene “weibliche” Bescheidenheit fördert nicht gerade die Karriere. Mit diesen Tipps von “Assistenz & Sekretariat inside” gehen Ihre Leistungen nicht unter:

• Klappern gehört zum Handwerk. Andere in der Firma sollen ruhig über Ihre Leistungen Bescheid wissen: mehr Information bringt mehr Anerkennung.
• Ergreifen Sie das Wort: Bringen Sie in Meetings Ihre Ideen ein.
• Zeigen Sie Ihrem Chef deutlich, dass Sie Karriere machen wollen. Viele männliche Chefs nehmen das gar nicht wahr. Wenn Sie ein bestimmtes Projekt anstreben, signalisieren Sie Kompetenz: “Welche Qualifikationen erwarten Sie von mir, damit ich das Projekt Y allein verantwortlich übernehmen kann?”
• Lehnen Sie auch mal eine Bitte ab, um zu verdeutlichen, dass man mit Ihnen nicht alles machen kann. Sie werden sehen: Die Achtung der anderen vor Ihnen steigt – selbst wenn Ihr Umfeld im ersten Moment nicht erfreut sein wird.
• Zögern Sie bei beruflichen Herausforderungen nicht zu lange. Wägen Sie Für und Wider ab, und treffen Sie Ihre Entscheidung zügig und selbstbewusst.

… kennt “Assistenz & Sekretariat inside”. Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Haben Sie einen Drang zur Perfektion? Häufige Folge ist Versagensangst: Die Arbeit wird erst gar nicht in Angriff genommen. Lösung: Unterteilen Sie Ihr Projekt in kleinere Aufgaben. Versuchen Sie, zügige, kleine Erfolge zu erzielen. Und akzeptieren Sie das Endergebnis.
• Empfinden Sie manche Aufgaben als endlos, trocken, nichtssagend? Lösung: Bündeln Sie solche Aufgaben, und belohnen Sie sich im Anschluss mit Reizvollerem: einer Kaffeepause oder einem Internet-Besuch.
• Fühlen Sie Abneigung gegen schwierige, unangenehme Aufgaben? Lösung: Packen Sie diese sofort an, zerlegen sie in Einzelschritte – und versuchen, einen Teil an Kollegen zu delegieren, die daran Freude haben.
• Fehlt Ihnen der Druck im Nacken? Lösung: Setzen Sie grundsätzlich alle Aufgaben auf Termin.

Hat Ihr Chef auf seiner letzten Auslandsreise wenig erreicht, weil einige Feiertage dazwischen gefallen waren, von denen Sie nichts gewusst hatten? Jetzt können Sie sich im Internet umgehend über nationale Besonderheiten informieren. Auf der Webseite “National Holidays” sind für jedes Land alle Tage aufgeführt, an denen nicht oder nur eingeschränkt gearbeitet wird. Dort finden Sie neben religiösen und staatlichen Gedenktagen auch spezielle Feiertage wie die englischen “Bank Holidays” oder das amerikanische “Thanksgiving” und den freien Tag danach. Außerdem erfahren Sie, ob in dem betreffenden Land gerade Wahlen stattfinden, gestreikt wird oder politische Unruhen zu befürchten sind.

Ist Ihr Chef “auch nur ein Mensch” – mit vielen Fehlern? Lernen Sie, ihn richtig zu nehmen, rät Martina Peitzmann, Chefredakteurin von “Assistenz & Sekretariat inside”:

1. Sehen Sie Ihrem Chef die Fehler nach – wie Sie es bei Ihren Freunden tun. Gleichen Sie aus: Erinnern Sie ihn, wenn er etwas vergisst; setzen Sie seinem Chaos Ihre Ordnung entgegen; sorgen Sie für Ruhe, wenn er hektisch wird.
2. Entlasten Sie ihn: Denken Sie voraus, nehmen Sie ihm lästige Routineaufgaben ab, bereiten Sie ständig wiederkehrende Arbeiten vor.
3. Behandeln Sie ihn mit Respekt: Bleiben Sie immer sachlich, sprechen Sie ihn direkt auf Missstände an – statt hinter seinem Rücken zu agieren.
4. Machen Sie Ihre Arbeit gut, damit Ihr Chef sich auf Sie verlassen kann.
5. Erkennen Sie Ihren Chef in jeder Situation als (Führungs-)Person an.
6. Beweisen Sie Ihre Verschwiegenheit. Kein Klatsch über Mitarbeiter!
7. Bewahren Sie sich eine Portion Humor – wenn es wieder “menschelt”.